Kurz zusammengefasst

• Nicole de Leuw arbeitet als Assistentin von Vorstand Christoph Hesse.
• Sie koordiniert Termine, bereitet Unterlagen vor und organisiert Besprechungen.
• Oft sind schnelles Handeln und gute Priorisierung gefragt.
• Sie ist zentrale Ansprechpartnerin für viele interne und externe Anliegen.
• Struktur, Organisation und Kommunikation prägen ihren Arbeitsalltag.
• Teamarbeit und ein gutes Miteinander sind ihr besonders wichtig.

Zwischen Terminen, Telefonaten und Entscheidungen

Als Assistentin von Vorstand Christoph Hesse sorgt Nicole de Leuw dafür, dass im Vorzimmer alles reibungslos läuft. Sie koordiniert Termine, bereitet Informationen auf und behält den Überblick über zahlreiche Themen gleichzeitig. Dabei ist sie oft die erste Anlaufstelle für Kolleginnen und Kollegen sowie externe Ansprechpartner.

Wie vielseitig ihr Arbeitsalltag ist, zeigt ein Blick auf einen ganz normalen Arbeitstag.

07.30 Uhr: Der Tag beginnt mit der Planung

Nicole de Leuw kommt aus dem nahegelegenen Winningen in ihr Büro in der Ludwig-Erhard-Straße. Kaum angekommen, klingelt das Telefon – Christoph Hesse meldet sich aus dem Auto. Nach einem freundlichen „Wie geht’s dir heute?“ geht es direkt an die Tagesplanung. Nicole legt Termine um und priorisiert neue Themen. In Microsoft Teams prüft sie die Nachrichten vom Vorabend. „Oft ist schnelles Handeln gefragt“, erklärt sie.

09.00 Uhr: Informationen sammeln und Lösungen vorbereiten

Nachdem Christoph Hesse im Büro eingetroffen ist, besprechen sie gemeinsam die aktuellen Themen. „Heute sind Beschwerden eingegangen“, erklärt Nicole „darunter eine Weiterleitung des Oberbürgermeisters.“ Sie recherchiert, holt Informationen aus den Fachbereichen und bereitet alles so auf, dass Christoph Hesse direkt reagieren kann.

10.00 Uhr: Besprechungen vorbereiten

Am Nachmittag steht die Bereichsleiterbesprechung an. Nicole sammelt Informationen zu Projekten und Kennzahlen, bereitet das Teams-Dokument vor, bucht den Raum und sorgt für Getränke und Ausstattung.

11.00 Uhr: Alles im Blick beim Fotoshooting

Ein besonderes Highlight: das Vorstandsshooting. „Ich achte auf jedes Detail – vom Hemd bis zum Licht“, sagt Nicole lächelnd. Die Bilder werden für verschiedene Medienformate genutzt.

13.00 Uhr: Unterstützung für verschiedene Bereiche

Nach der Mittagspause geht es weiter mit Aufgaben für die Stabsstellen Kommunikation und Innovationsmanagement sowie den Bereich Energiebeschaffung. „Ich organisiere Reisen, kümmere mich um Bestellungen und die Zeitwirtschaft“, erklärt Nicole. Auch ein gemeinsamer Termin mit beiden Vorständen muss noch eingestellt werden.

14.00 Uhr: Gute Vorbereitung zahlt sich aus

Kurz vor der Besprechung lüftet Nicole noch einmal durch, die Klimaanlage wird eingeschaltet und der Raum geprüft. Nach dem Termin geht es an die Organisation der mobilen Arbeitstage: Kalender werden aktualisiert und Präsenztermine angepasst. „Strukturierte Abläufe und ein harmonisches Miteinander sind mir wichtig“, erklärt sie.

17.00 Uhr: Mit Weitblick in den Feierabend

Nicoles Arbeitstag endet mit einem letzten Blick auf den nächsten Tag. Danach schließt sie das Büro ab und fährt nach Hause.

Warum die Arbeit im Vorzimmer so wichtig ist

Viele Entscheidungen im Unternehmen benötigen eine gute Vorbereitung. Genau hier setzt die Arbeit von Nicole de Leuw an. Sie bündelt Informationen, koordiniert Abläufe und schafft die organisatorischen Voraussetzungen dafür, dass Führungskräfte sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

Organisation, Kommunikationsstärke und Flexibilität sind deshalb wichtige Fähigkeiten für die Arbeit in der Vorstandsassistenz.

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