Das neue Wachstumschancengesetz verpflichtet Unternehmen, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten zu können. Papier- und PDF-Rechnungen sind künftig nur noch mit ausdrücklicher Zustimmung zulässig – und auch nur während einer kurzen Übergangszeit.
Was sich mit der E-Rechnung konkret ändert
Ab dem Stichtag 1.1.2025 gilt für alle Unternehmen:
- Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen wird Pflicht.
- E-Rechnungen müssen EN16931-konform sein (z. B. X-Rechnung oder ZUGFeRD-Format).
- PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten gelten als „sonstige Rechnungen“ und sind langfristig nicht mehr erlaubt.
- Eine ausdrückliche Zustimmung für Papierrechnungen ist nur bis spätestens 31.12.2026 möglich.
Was auf den ersten Blick wie eine Formalität wirkt, ist in Wahrheit eine umfassende Umstellung sämtlicher Prozesse rund um die Rechnungsverarbeitung.
Warum die Umstellung keine Formsache ist
Viele Unternehmen verschicken Rechnungen immer noch als einfaches PDF oder in Papierform. Doch der Gesetzgeber macht deutlich: Digitalisierung im Rechnungswesen ist keine Option mehr – sie ist Pflicht.
Wer sich nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert:
- Verzögerungen bei der Zahlungsbearbeitung,
- Probleme beim Vorsteuerabzug,
- und im schlimmsten Fall: steuerliche Nachteile.
Denn die elektronische Verarbeitung wird auch von den Finanzbehörden zunehmend überwacht.
Kurz gesagt: Wer E-Rechnungen nicht empfangen und verarbeiten kann, steht seit 2025 im Abseits.
Wie die evm Sie bei der E-Rechnung unterstützt
Schon heute bieten wir Ihnen digitale Rechnungsoptionen an, um den Übergang möglichst einfach zu gestalten:
✅ Rechnung per E-Mail als PDF – optional eine E-Mail je Lieferstelle oder Sammelrechnung.
✅ In Kürze verfügbar: Rechnungen im strukturierten Format (X-Rechnung und ZUGFeRD), die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen.
✅ Unterstützung bei der Auswahl der passenden Variante für Ihre Systeme und Prozesse.
Unsere Lösungen helfen Ihnen dabei, gesetzeskonform zu arbeiten und gleichzeitig Ihre Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen.
So machen Sie Ihr Unternehmen fit für die E-Rechnung
Warten kostet Zeit, Geld und Nerven. Deshalb empfehlen wir: Bereiten Sie sich jetzt auf die E-Rechnung vor.
- Prüfen Sie Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme.
- Stimmen Sie sich mit Ihren Dienstleistern ab.
- Planen Sie interne Schulungen.
- Informieren Sie Ihre Buchhaltungsabteilungen rechtzeitig über die neuen Anforderungen.
Denn die Umstellung auf die E-Rechnung ist keine Frage des „Ob“, sondern nur des „Wann“.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Rechnungsstellung
Was ist eine E-Rechnung genau?
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten Datenformat (z. B. X-Rechnung oder ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie muss maschinenlesbar sein und den Anforderungen der europäischen Norm EN16931 entsprechen.
Ab wann ist die E-Rechnung verpflichtend?
Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es eine Übergangsfrist bis Ende 2026.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Unternehmen, die ab 2025 keine E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, riskieren Probleme bei der Zahlungsbearbeitung und beim Vorsteuerabzug. Zudem drohen steuerliche Nachteile.
Welche Formate werden unterstützt?
Die evm wird die Formate X-Rechnung und ZUGFeRD unterstützen. Beide Formate sind standardisiert, maschinenlesbar und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.
Wird es weiterhin Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen geben?
Nur während einer Übergangszeit bis Ende 2026 und auf ausdrücklichen Wunsch. Danach sind strukturierte E-Rechnungen Pflicht.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Es handelt sich um ein hybrides Rechnungsformat, das maschinenlesbare XML-Daten in einer PDF/A-3-Datei integriert.
Welche Vorteile bietet mir die E-Rechnung?
- Schnellere Bearbeitung und Zahlung
- Geringere Kosten für Druck, Versand und Archivierung
- Weniger Fehler bei der Rechnungsverarbeitung
- Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit
- Steuerliche Sicherheit durch gesetzeskonforme Abwicklung
Fazit: Besser vorbereitet als überrascht
Die Digitalisierung der Rechnungsstellung bringt Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit. Wer heute handelt, ist morgen klar im Vorteil – organisatorisch, finanziell und steuerlich.
Sie möchten wissen, welche Optionen für Ihr Unternehmen am besten passen?
Dann sprechen Sie uns an – wir beraten Sie gerne.
Sie erreichen uns auf unserer Gewerbe-Hotline unter 0261 402 61040
oder senden Sie Ihre Anfrage gerne als E-Mail an gewerbe-beratung@evm.de
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